Buyers Guide – 4 wichtige Punkte für die richtige Softwarewahl!
Entscheidende Kriterien für die Auswahl einer Hinweisgeberschutz-Software: Vertraulichkeit, Sicherheit, Anonymität und Gesetzeskonformität. Ein Leitfaden für die richtige Wahl.
Die Auswahl der richtigen Software für ein Hinweisgeberschutzsystem ist entscheidend, um die Vertraulichkeit, Sicherheit und Anonymität der Hinweisgeber zu gewährleisten. Mit einer effizienten Berichtsverwaltung und Gesetzeskonformität verhindern Sie Missbrauch und stärken das Vertrauen sowie die Reputation Ihrer Organisation. Doch worauf sollten Sie bei der Wahl des passenden Anbieters für Ihr Unternehmen achten?
Diese vier Punkte helfen Ihnen bei der Entscheidungsfindung:
Auflistung der Kriterien, die erfüllt sein müssen, um ein optimales Meldesystem zu gewährleisten.
Schritte, die notwendigerweise in einen erfolgreichen Prozess integriert werden müssen.
Zubuchbare Leistungen aufgrund zusätzlicher Bedürfnisse oder Anforderungen.
Fähigkeiten, Erfahrungen und Expertise eines Herstellers.
Softwarelösungen im direkten Vergleich:
Kriterium | Parlabox | Hintbox | Whistle.law |
|---|---|---|---|
Preis | 33 € | ab 149 € | 150 € |
Paketbezeichnung | Professional | Premium | Unternehmen und Kommunen bis 999 Beschäftgte |
ISO-27001 Zertifizierung | |||
Anonyme Meldestelle | |||
End-to-End Verschlüsselung | |||
Gesetzeskonformität | |||
Vollumfängliche Fallbearbeitung | |||
Automatisiertes Fristenmanagement | |||
Virenscan & Metadaten Entfernung | |||
Multilingual | |||
Benutzerfreundlichkeit | |||
Whitelabeling | |||
Kunden-Wiki | |||
Zubuchbare Ombudsperson (DSFA etc.) | |||
2-Faktor-Authentifizierung |
1. Software Auswahlkriterien
Welche Kriterien muss das optimale Hinweisgebersystem erfüllen? Hinweisgebersystem ist nicht gleich Hinweisgebersystem. Diese können nämlich Mängel wie unzureichende Anonymität, ineffiziente Berichtsverwaltung und mangelnde Compliance aufweisen.
Um das zu verhindern und sicherzustellen, dass das gewählte Hinweisgeberschutzsystem den Bedürfnissen und Anforderungen Ihrer Organisation entspricht, sollten Sie die folgenden Kriterien bei der Softwareauswahl beachten.
- SAAS - Cloud basiertes System
- ISO-27001 zertifiziertes Hinweisgebersystem
- Zwei-Faktor-Authentisierung
- Whitelabeling (Customizing der Texte und Oberflächen)
- Echte End-to-End-Verschlüsselung
- Mehrmandantenfähigkeit
- Benutzerfreundlichkeit: Einfache und intuitive Meldungseingabe
- Flexible Einreichung von Dateianhängen & Beweisen (Sprachaufzeichnungen, Dokumente etc.)
- Vollständige Anonymität für den Hinweisgeber (Anonyme Meldestelle)
- Multilingual
- Unlimited Teammitglieder/ Benutzer
- Unlimited Standorte
- Gesetzeskonformität
- Vollumfängliche Fallbearbeitung
- Automatisiertes Fristenmanagement
- Erweiterung um individuelle Formulare
- Virenscan & Metadaten Entfernung
- Trainingsmaterial inkl. Kunden-Wiki
2. Implementierungsprozess
Liefert Ihr Anbieter Ihnen alle nötigen Informationen zur Nutzung und Implementierung des Hinweisgebersystems?
Der bloße Kauf eines Hinweisgebersystems reicht nicht aus, um den Anforderungen der EU-Whistleblower-Richtlinie und dem Hinweisgeberschutzgesetz gerecht zu werden. Die Software muss in Ihr Unternehmen entsprechend implementiert werden. Diese Implementierung ist von Software zu Software unterschiedlich. Deswegen ist es umso wichtiger, dass Ihr Anbieter Sie mit allen nötigen Informationen versorgt und passende Onboarding-Dienstleistungen anbietet.
Der Implementierungsprozess sollte folgende Punkte beinhalten:
- Konfiguration des Meldeportals via Video-Tutorial
- Bereitstellung einer Richtlinie zum Hinweisgebersystems
- Informationsblatt für Beschäftigte (Vorlage)
- Erweiterung des datenschutzrechtlichen Verarbeitungsverzeichnisses
- Bereitstellung der Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA)
- Bereitstellung der Datenschutzerklärung für Beschäftigte (interne DSI)
- Datenschutzhinweise für Hinweisgebende Personen
Kunden-Wiki
Gibt es eine zusätzliche Wissensdatenbank, die dauerhaft abrufbar ist?
Probleme treten meistens dann auf, wenn man sie am wenigsten gebrauchen kann. Wichtig ist deswegen, dass Sie stets alle nötigen Informationen zu Ihrem Hinweisgebersystem und dessen Nutzung abrufen können. Das geht z.B. über eine 24/7–Hotline oder einen Chatbot. Der sehr viel bessere Weg ist allerdings ein Kunden-Wiki.
Ein Kunden-Wiki bietet Kunden relevante Informationen und Ressourcen zur Selbsthilfe, die rund um die Uhr und damit unabhängig von Geschäftszeiten zugänglich sind. Die kundenorientiere Wissensdatenbank ermöglicht, häufig auftretende Fragen und Probleme eigenständig zu lösen. Die Aktualität und Relevanz werden durch einfache Aktualisierungen gewährleistet, was zu einer besseren Kundenerfahrung führt.
3. Dienstleistungen des Anbieters
Anpassung und Konfiguration des Hinweisgebersystems:
Aufgrund der unterschiedlichen Gegebenheiten benötigen einige Unternehmen eine spezielle Anpassung der Software an ihre spezifischen Bedürfnisse und Anforderungen.
Empfang und Überprüfung von Hinweisen durch eine Ombudperson:
Einige Anbieter bieten einen umfassenden Service an, der einen externen und unabhängigen Ansprechpartner – eine Ombudsperson (externe/r Meldestellenbeauftragte/r) – zur Verfügung stellt.
Aufgabe der Ombudperson:
- Annahme vertraulicher Hinweise
- unabhängige Untersuchungen
- Gewährleistung des Whistleblower-Schutzes
- schafft Vertrauen bei den Hinweisgebern durch ihre Neutralität und Unparteilichkeit
- faire Behandlung der gemeldeten Anliegen garantiert
Die Ombudsperson trägt somit maßgeblich zur Stärkung der Unternehmensintegrität, Früherkennung von Problemen und dem Schutz der Whistleblower bei.
4. Herstellerqualifikation: Was sollte der Software-Anbieter mitbringen?
Neben einer Software sind, vor allem technisches, juristisches und datenschutzrechtliches Know-how erforderlich. Das ist relevant, da durch juristische und datenschutzrechtliche Kompetenz sichergestellt wird, dass Ihr Hinweisgebersystem den geltenden Gesetzen und Vorschriften entspricht. Die Vertraulichkeit und Sicherheit der Hinweisgeber werden somit bestmöglich geschützt.
Gleichzeitig gewährleistet der technische Ansprechpartner eine reibungslose Integration, optimiert die Softwareleistung und bietet maßgeschneiderte Lösungen für individuelle Anforderungen.
Aber auch Faktoren wie der Sitz des Anbieters sollten Sie berücksichtigen. Ein Anbieter aus dem Ausland kann schnell die Kommunikation und somit die Nutzung des Hinweisgebersystems beeinträchtigen.
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