Fragen & Antworten
Was ist Parlabox? Wer braucht ein Meldesystem? – Alle Fragen beantwortet in unserem FAQ.
Hinweisgebersystem
Wer ist Hinweisgeber?
Hinweisgeber sind Personen, die Hinweise zu möglichen Missständen im Hinweisgebersystem einreichen. Das können unter anderem sein: Arbeitnehmer (auch solche, deren Arbeitsverhältnis beendet ist), Bewerber, Praktikanten, Dienstleister, Freelancer, Anteilseigner, Unterauftragnehmer.
Was ist ein Hinweisgebersystem?
Das Hinweisgebersystem ist eine Plattform zur effektiven und rechtssicheren Entgegennahme, Bearbeitung und Verwaltung von möglichen Missständen im Unternehmen. Es dient der Umsetzung der EU-Whistleblower-Richtlinie und dem nationalen Hinweisgeberschutzgesetz.
Wie funktioniert ein Hinweisgebersystem?
Die eingegangenen Hinweise werden von einer unabhängigen Stelle überprüft und verarbeitet. Dies stellt sicher, dass das Unternehmen auf die Hinweise angemessen reagieren kann.
Üblicherweise erfolgt eine Meldung über eine Online-Plattform, eine Hotline oder eine E-Mail-Adresse. Wird diese Meldung als gerechtfertigt erachtet, erfolgt eine Weiterleitung an die zuständige Compliance-Abteilung.
Was wird über ein Hinweisgebersystem gemeldet?
Gemeldet werden sollen Hinweise, über mögliche Verstöße gegen Straftaten und Ordnungswidrigkeiten sowie Verstöße gegen das EU-Recht. Beispielhaft seien mögliche Hinweise aufgeführt: Diebstahl, Betrug, Korruption, Arbeits- und Gesundheitsschutz, Datenpannen, Mobbing & Diskriminierung etc. erfolgen.
Inwiefern unterstützt ein Hinweisgebersystem die Unternehmenskultur?
Das Hinweisgebersystem dient nicht nur der Prävention von Repressalien und der Enthüllung von Missständen im Unternehmen. Vielmehr wird eine offene und transparente Compliance Kultur gemeinsam mit den Mitarbeitern etabliert und vorangetrieben.
Welche Anforderungen sollte ein Hinweisgebersystem erfüllen?
Die gesetzlichen Anforderungen aus der EU-Whistleblower-Richtlinie sowie dem Hinweisgeberschutzgesetz müssen erfüllt werden. Daneben sollte eine einfache und rechtssichere Verwaltung der eingegangenen Hinweise durch das Hinweisgebersystem garantiert werden.
Funktionen
Wer sollte Administrator sein?
Die Frage, wer im Unternehmen für diese Rolle zuständig ist, ist abhängig von verschiedenen Faktoren, wie z.B. der Größe des Unternehmens. In kleinen Unternehmen übernimmt diese Aufgabe oft der Inhaber oder Geschäftsführer, während in größeren Unternehmen der CEO oder Leiter der Abteilung Recht/Personal dafür verantwortlich sein kann.
Diese Aufgabe kann ebenfalls im vollen Umfang sowie teilweise an externe Berater wie Anwälte, Ombudspersonen oder Steuerberater übergeben werden. Dies gewährleistet, dass eingehende Fälle auch in Abwesenheit des internen Administrators rechtzeitig bearbeitet werden können.
Wie viele Administratoren sind sinnvoll?
Für Unternehmen mit weniger als 50 Mitarbeitern sind zwei Administratoren sinnvoll. Darunter sollte sich eine externe Beraterposition befinden.
Unternehmen ab 50 Mitarbeiten empfehlen wir die Einstellung von zusätzlichen Administratoren, die je nach Bedarf unterschiedliche Zugriffsrechte haben können.
In welchen Sprachen ist Parlabox erhältlich?
Das Hinweisgebersystem ist in mehr als 6 Sprachen erhältlich.
Wie viele Nutzer können Parlabox nutzen?
Die Parlabox bietet eine unbegrenzte Anzahl an Hinweisgebern und Fallbearbeitern.
Kann das Meldesystem mit meinem Anwalt geteilt werden?
Das Meldesystem ist mit dem Anwalt respektive der Kanzlei teilbar.
Der zuständige Anwalt kann mittels Parlabox über aktuelle Fälle benachrichtigt werden und die jeweilige Bearbeitung steuern.
Wie funktioniert die Whitelabel-Lösung?
Als Partner der Parlabox haben Sie die Möglichkeit, Ihr eigenes Corporate Design zu verwenden. Alle weiteren Informationen erhalten Sie hier
Ist ein Case-Management-System intigriert?
Um die Bearbeitung und Verwaltung jeweiliger Fälle bestmöglich zu handhaben, ist ein anwenderfreundliches Case-Management-System intigriert.
Wie lange werden die Meldungen aufbewahrt und wann werden sie gelöscht?
Die Meldungen werden entsprechend den gesetzlichen Vorgaben und unter Berücksichtigung der Datenschutzbestimmungen aufbewahrt. Nach Ablauf der erforderlichen Aufbewahrungsfristen können die Daten sicher gelöscht werden.
Sicherheit
Wie werden die Hinweise verschlüsselt?
Die Nachrichten werden per Sicherheitsverfahren der Ende-zu-Ende-Verschlüsselung geschützt. Das Hosting findet auf DSGVO-konformen Servern statt (ISO/ IEC zertifiziert).
Welche Verschlüsselung wird für die gesamte Kommunikation innerhalb der Parlabox verwendet?
Die Parlabox nutzt eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung (E2EE). Das Key-Agreement-Protokoll ist ECDH mit P-256. Die Nachrichten werden per Sicherheitsverfahren der Ende-zu-Ende-Verschlüsselung geschützt. Das Hosting findet auf DSGVO-konformen Servern statt, die ISO/IEC-zertifiziert sind.
Wo werden die Daten und Meldungen von Hinweisgebern gespeichert?
Alle Meldungen werden verschlüsselt auf Google-Servern in Deutschland gehostet.
Wer kann auf die Daten Zugreifen?
Mithilfe einer individuellen PIN können Hinweisgeber alle Daten zum gegebenen Hinweis inklusive die Antworten des jeweiligen Unternehmens sichten. Spezifische Daten zu Fällen können lediglich seitens Systemberechtigter verwaltet und gesehen werden.
Wie wird die Anonymität der Hinweisgeber gewährleistet?
Die Parlabox ermöglicht vollständig anonyme Meldungen. Die Identität des Hinweisgebers wird durch technische Maßnahmen und Verschlüsselung geschützt, sodass kein Rückschluss auf die Person möglich ist.
Sind die Meldungen von Hinweisgebern sicher vor Unbefugten?
Die Meldungen werden clientseitig verschlüsselt, sodass weder wir noch unser Hosting-Anbieter Zugriff auf die Daten haben.
Werden auf der Hinweisgeberseite zusätzliche Dienste oder Cookies geladen?
Nein, unsere Formulare nutzen keine Cookies oder zustimmungspflichtigen Dienste. Selbst die IP-Adressen der Besucher werden über einen Cloudflare-Proxy verschleiert.
Implementierung & Onboarding
Ist Parlabox eine Software, die ich installieren muss?
Nein, die Parlabox ist ein benutzerfreundliches Plug-and-Play-System, welches über den Browser zugänglich ist.
Abrechnung
Welche Pakete werden angeboten?
Der aktuellen Preisseite können alle vorhandenen Pakete sowie detaillierte Informationen entnommen werden: https://www.parlabox.pro/preise/
Wie lange ist die Vertragsdauer?
Der Vertrag wird für 12 Monate geschlossen. Ihr Vertrag verlängert sich automatisch um ein weiteres Jahr, sofern Sie nicht einen Monat vor Ablauf des jeweiligen Vertragsjahres kündigen.
Service & Support
Gibt es Schulungen für die Verwendung von Parlabox?
Um Ihnen die bestmögliche Unterstützung zu bieten stellen wir Ihnen nach Buchung Schulungsunterlagen, welche im Preis inkludiert sind, zur Verfügung.
Der Buchungsinhalt umfasst neben der Software auch ein Case-Management-System, sowie hilfreiche Tutorials.
Gibt es Mitarbeiterschulungen?
Mithilfe unseres Portfolios an verschiedenen Tutorials und Anleitungen können alle wichtigen Fragen beantwortet werden.
Wie erhalte ich Zugriff auf die Tutorials?
Nach der Buchung des für Sie passenden Pakets erhalten Sie alle notwendigen Informationen bezüglich des Zugriffs auf die Tutorials.
Wie bekomme ich Hilfe bei technischen Fragen?
Je nach Paketumfang unterstützen wir Sie bei technischen Fragen via E-Mails, Tutorials oder Web-Meetings. (Weitere Informationen auf unserer Preisseite: https://www.parlabox.pro/preise/)
