HinSchG Beschäftigungsgeber
Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) stellt eine Vielzahl an Anforderungen an den Beschäftigungsgeber. Doch was ist das überhaupt und welche Rechte und Pflichten sind mit dieser Funktion verbunden?
Was ist ein Beschäftigungsgeber?
Nach Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) sind Beschäftigungsgeber alle Personen, die eine oder mehrere andere Personen beschäftigen. Dabei kann es sich um Einzelpersonen, Unternehmen oder Organisationen handeln. Konkrete Beispiele dafür sind die folgenden:
- Privatunternehmen
- Öffentliche Einrichtungen und Behören
- Non-Profit-Organisationen und Vereine
- Selbstständige, sofern sie Mitarbeiter beschäftigen
Sie sind für den Betrieb und das Einrichten der internen Meldestelle in ihrem Unternehmen verantwortlich. Dabei müssen sie stets für den Schutz und die Vertraulichkeit der Hinweisgebenden Sorge tragen.
Ein Beschäftigungsgeber ist eine Person, die mindestens eine weitere Person beschäftigt. Nach HinSchG ist sie für das Einrichten und den Betrieb der internen Meldestelle verantwortlich.
Beschäftigungsgeber können haftbar gemacht werden, wenn aufgrund der Nichteinhaltung des HinSchG Schäden entstehen, insbesondere wenn dies zu finanziellen Verlusten oder Schäden a der Reputation führt. In den meisten Fällen führt die Nichtbeachtung von Gesetzen zu einem Verlust des öffentlichen Vertrauens, was das Unternehmen langfristig negativ beeinflussen kann.
Neben dem Einrichten und dem Betrieb der internen Meldestelle ist der Beschäftigungsgeber dazu verpflichtet, alle Mitarbeitenden über die interne Meldestelle zu unterrichten, deren Barrierefreiheit und Integrität zu gewährleisten sowie die Datenschutzkonformität aufrecht zu erhalten.
Welche Aufgaben hat ein Beschäftigungsgeber?
Es liegt in der Verantwortung des Beschäftigungsgebers, alle Angestellten proaktiv über die interne Meldestelle zu informieren. Laut HinSchG muss jeder Mitarbeiter eines Unternehmens, das zur Einrichtung einer internen Meldestelle verpflichtet ist, über die Einrichtung dieser Meldestelle und die Möglichkeit, Meldungen abzugeben, informiert werden.
Um sicherzustellen, dass alle Angestellten die Meldestelle nutzen können, muss der Arbeitgeber sicherstellen, dass sie barrierefrei ist. Dies umfasst beispielsweise die Berücksichtigung von Mitarbeitern mit körperlichen Einschränkungen. Es ist die Verantwortung des Arbeitgebers, sicherzustellen, dass die Mitarbeiter den Zugang zur Meldestelle nicht erschweren oder gar unmöglich machen.
Beispiel: Falls das Unternehmen eine Software zur Meldung innerhalb des Unternehmens eingesetzt hat, ist es nur möglich, darauf über das Internet und den passenden Link zu dieser Software zugreifen zu können. Barrierefreiheit besteht nicht, wenn ein Hinweisgeber nicht über die Anforderungen für den Zugriff verfügt. In diesem Fall ist der Beschäftigungsgeber dafür verantwortlich, die notwendigen Maßnahmen zu ergreifen, um eine Barrierefreiheit herzustellen.
Der Hauptfaktor für den Erfolg einer internen Meldestelle ist ihre Integrität. Es ist unwahrscheinlich, dass Hinweisgeber wichtige Informationen liefern, wenn sie nicht auf die Integrität vertrauen. Es liegt in der Verantwortung des Arbeitgebers, die Integrität durch angemessene Maßnahmen zu bewahren. Es ist möglich, die Meldestellenbeauftragten in Bezug auf den vertraulichen Umgang mit eingehenden Hinweisen zu schulen. Darüber hinaus muss der Beschäftigungsgeber geeignete organisatorische und technische Maßnahmen ergreifen, um sicherzustellen, dass die Meldestelle ordnungsgemäß betrieben wird. Nur bei ausreichender Integrität kann eine Meldestelle Missstände aufdecken und beheben.
Datensicherheit ist in allen Bereichen des Unternehmens von größter Bedeutung. Es ist wichtig, die DSGVO-Vorschriften in Bezug auf die interne Meldestelle zu beachten, in der personenbezogene Daten bearbeitet und gespeichert werden. Es liegt in der Verantwortung des Arbeitgebers, sicherzustellen, dass alle Datenschutzrichtlinien eingehalten werden und sicherzustellen, dass die interne Meldestelle im Einklang mit dem HinSchG und der DSGVO ist.
Auf welchen Kanälen sollte der Beschäftigungsgeber die Mitarbeitenden über die Meldestelle informieren?
Damit der Beschäftigungsgeber seine Vermittlungspflicht in vollem Umfang erfüllen kann, muss er zunächst die Kanäle festlegen, über die er die relevanten Informationen bezüglich der internen Meldestelle an seine Mitarbeitenden vermittelt.
Dazu ist erst einmal entscheidend, zu überlegen, mittels welchem Kanal alle Mitarbeitenden bestmöglich erreicht werden können. Existiert beispielsweise ein eigenes Intranet, auf das ALLE Mitarbeitenden Zugriff haben, ist der einfachste Weg der Informationsvermittlung, einen Link mit allen relevanten Informationen dort zu teilen und möglichst offensichtlich auf der Startseite zu platzieren.
Falls das Unternehmen auch externe Leiharbeiter beschäftigt, die keinen Zugriff auf das Intranet haben, muss der Arbeitgeber die Informationen entweder zusätzlich in Form von Papierdokumenten an diese Personengruppe verteilen oder ganzheitlich auf eine physische Informationsvermittlung zurückgreifen.
Wie auch immer die Informationen vermittelt werden, muss der Beschäftigungsgeber in jedem Fall dafür sorgen, dass tatsächlich ALLE Mitarbeitenden auch über ALLE relevanten Informationen verfügen.
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Welche Sanktionen drohen bei rechtswidrigem Handeln des Beschäftigungsgebers?
Behörden haben das Recht, Bußgelder zu verhängen, wenn das HinSchG verletzt wird. Besonders häufig treten diese auf, wenn die Arbeitgeber keine internen Meldekanäle einrichten oder den Schutz der Hinweisgeber gewährleisten.
Rechtsfolgen bei Nichteinhaltung der HinSchG-Vorgaben
Beschäftigungsgeber können haftbar gemacht werden, wenn aufgrund der Nichteinhaltung des HinSchG Schäden entstehen, insbesondere wenn dies zu finanziellen Verlusten oder Schäden an der Reputation führt. In den meisten Fällen führt die Nichtbeachtung von Gesetzen zu einem Verlust des öffentlichen Vertrauens, was das Unternehmen langfristig negativ beeinflussen kann. Außerdem besteht die Möglichkeit von arbeitsrechtlichen Konsequenzen, insbesondere wenn Angestellte ohne Grund sanktioniert oder entlassen werden, weil sie ihre Meldepflicht erfüllt haben. Es ist von Bedeutung, dass Beschäftigungsgeber die Bestimmungen des HinSchG berücksichtigen und geeignete Maßnahmen ergreifen, um eine vollständige Einhaltung sicherzustellen.
Präventive Maßnahmen zur Risikovermeidung
Zur Vermeidung des erhöhten Risikos von Verstößen gegen das HinSchG können Beschäftigungsgeber ein Compliance-Programm etablieren.
Die Entwicklung klarer Richtlinien und Verfahren zur Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften ist Teil dieses Programms. Darüber hinaus sollten die Beschäftigungsgeber die Mitarbeitenden schulen. Es ist wichtig, regelmäßig über die Bedeutung des HinSchG zu informieren und Hinweise richtig zu handhaben, um die Vorgaben ordnungsgemäß umzusetzen. Wie bereits erwähnt, müssen Beschäftigungsgeber interne Meldestellen einrichten. Um das Risiko von HinSchG-Verstößen zu verringern, ist es wichtig, auf deren Effektivität zu achten: Sie müssen leicht zugänglich und vertrauenswürdig sein, um den Mitarbeitern die Meldung von Verstößen zu ermöglichen. Abschließend ist eine der wichtigsten präventiven Maßnahmen die Überprüfung und Anpassung der internen Verfahren. Die kontinuierliche Überwachung und Anpassung ermöglicht es, Risiken frühzeitig zu erkennen und zu vermeiden.
Wie kann nachgewiesen werden, dass eine Maßnahme keine Repressalie darstellt?
Unternehmen sollten ein transparentes und nachvollziehbares Vorgehen verfolgen, um nachzuweisen, dass eine Maßnahme keine Repressalien gegen den Hinweisgeber darstellt. Das Vorgehen besteht aus 10 Schritten, die als Verteidigung dienen können. Das Ziel des Beschäftigungsgebers besteht darin, sicherzustellen, dass die durchgeführten Maßnahmen nicht fälschlicherweise als Repressalie angesehen und bestraft werden.
Vorgehensweise
- Dokumentation: Alle Schritte des Verfahrens nach einer Meldung sollten sorgfältig dokumentiert werden. Dies schließt die ursprüngliche Meldung, alle Untersuchungshandlungen, Kommunikationen und Entscheidungen über Maßnahmen ein.
- Kommunikation: Das Unternehmen sollte offen mit dem Hinweisgeber kommunizieren und ihn über den Fortschritt und die Ergebnisse der Untersuchung informieren, ohne dabei vertrauliche Informationen preiszugeben. Dabei muss es sich nicht um eine detaillierte Darstellung der ergriffenen Maßnahmen und Folgen handeln.
- Schutzmaßnahmen: Es sollten spezifische Schutzmaßnahmen für den Hinweisgeber eingerichtet werden, wie z.B. die Möglichkeit, anonym zu bleiben, oder Maßnahmen, die sicherstellen, dass der Hinweisgeber nicht in seiner Karriere benachteiligt wird.
- Unabhängige Untersuchung: Um Interessenkonflikte zu vermeiden, sollte die Untersuchung von einer unabhängigen Stelle oder einer Person durchgeführt werden, die nicht in den gemeldeten Vorfall involviert ist.
- Richtlinien und Schulungen: Mittels klarer Richtlinien gegen Vergeltung und der Vermittlung dieser in Schulungen, kann Bewusstsein geschaffen und eine Kultur der Offenheit gefördert werden.
- Nachverfolgung: Nach Abschluss der Untersuchung ist es ratsam, dass das Unternehmen den Umgang mit der Meldung nachverfolgt, um sicherzustellen, dass keine Repressalien stattfinden.
- Überwachung: Langfristige Überwachung des Arbeitsumfeldes des Hinweisgebers kann dabei helfen zu gewährleisten, dass keine subtilen Formen der Repressalien auftreten.
- Externe Überprüfung: In einigen Fällen kann eine externe Überprüfung durch Dritte hilfreich sein, um die Neutralität der ergriffenen Maßnahmen zu bestätigen.
- Beschwerdemechanismus: Sollte der Hinweisgeber der Meinung sein, dass Repressalien gegen ihn stattgefunden haben, ist ein klarer Mechanismus von Vorteil, um solche Bedenken zu äußern und zu untersuchen.
- Vertrauensperson: Das Unternehmen kann eine Vertrauensperson oder einen Ombudsmann einrichten, an den sich der Hinweisgeber wenden kann, falls er Bedenken hinsichtlich Repressalien hat.
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