Interne Meldestelle gemäß HinSchG
Meldestelle vs. Meldekanal – welche Anforderungen stellt das HinSchG?
Was ist eine interne Meldestelle?
Eine interne Meldestelle bezeichnet eine organisatorische Einheit, die dazu dient, eingehende Hinweise entgegenzunehmen und anschließend zu bearbeiten. Sie betreibt die Meldekanäle und führt das gesamte Meldeverfahren aus – von der Kommunikation mit Meldenden bis hin zum Ergreifen von Folgemaßnahmen.
Bei einer Meldestelle handelt es sich um eine vom Beschäftigungsgeber eingerichtete organisatorische Einheit, in der Hinweise entgegengenommen und bearbeitet werden.
Bei einem Meldekanal handelt es sich im Vergleich lediglich um einen Kommunikationsweg, über den Hinweisgebende ihre Meldungen zur Bearbeitung einreichen können.
Ein Meldekanal ist Teil der Meldestelle und bildet das Kommunikationsinstrument der Meldestelle. Damit wird die Kommunikation zwischen Hinweisgebenden und Meldestellenbeauftragten erleichtert.
Was ist ein Meldekanal?
Ein Meldekanal hingegen ist ein Kommunikationsweg respektive ein Verfahren, über das Hinweise abgegeben werden können. Der Beschäftigungsgeber hat bei der Gestaltung des Meldekanals gewisse Spielräume und Möglichkeiten, mittels derer beispielsweise anonyme Hinweise abgegeben werden können. Damit schützt er die Identität der Hinweisgebenden.
Zweck und Zielsetzung des Meldekanals
Mittels Meldekanal sollen primär Hinweise entgegengenommen werden. Damit bildet er die zentrale Anlaufstelle für alle Hinweisgebenden und erleichtert zugleich die Abgabe derer Hinweise. Zudem kann der Beschäftigungsgeber mithilfe eines effizienten Meldekanals dafür sorgen, dass Hinweise strukturiert bearbeitet werden und leistet so einen Beitrag zur HinSchG-Konformität
Anforderungen an einen Meldekanal
Das HinSchG gibt keine konkreten Handlungsvorschriften zur Einrichtung eines Meldekanals, dennoch muss dieser einige Anforderungen erfüllen. Ein Meldekanal muss demnach die Vertraulichkeit und den Datenschutz aller Hinweisgebenden einhalten und die Dokumentation der Meldungen ermöglichen. Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Barrierefreiheit des Meldekanals. Dieser muss nämlich für alle Mitarbeitenden frei zugänglich sein. Es muss darüber hinaus gewährleistet werden, dass Hinweise in schriftlicher sowie in mündlicher Form eingereicht werden können.
Interne Meldestelle vs. Meldekanal
Häufig werden die Begriffe “Meldekanal” und “Meldestelle” synonym verwendet, obwohl sie doch unterschiedliche Bedeutungen haben. Dabei bildet der Meldekanal lediglich eine Anlaufstelle für Hinweisgebende.
Wohingegen eine Meldestelle eine gesamte organisatorische Einheit umfasst und mit dem Meldeverfahren beauftragt ist. Damit nimmt diese nicht nur Hinweise entgegen sondern bearbeitet sie auch fristgemäß und HinSchG-konform.
Ein Meldekanal ist also Teil der Meldestelle und bildet das metaphorische Sprachrohr der Hinweisgebenden. Die Meldestelle agiert dann auf Seiten des Beschäftigungsgebers und bearbeitet alle über den Meldekanal eingehenden Hinweise.
Welche Formen des Meldekanals gibt es?
Briefkasten
Die wohl bekannteste Form des Meldekanals ist der sogenannte „Kummerkasten“. Hinweisgebende verschriftlichen ihre Meldung und werfen diese in einen eigens dafür vorgesehenen Briefkasten. Diese Form erfüllt jedoch nur bedingt die Voraussetzungen des HinSchG, denn da es sich um eine analoge Lösung handelt, ist die Kommunikation mit den Meldenden erschwert und nur unter Angabe der Kontaktdaten möglich. Zudem können Vertraulichkeit und Datenschutz nicht gewährleistet werden.
E-Mail Postfach
Ähnlich wie mit dem Briefkasten verhält es sich mit einem E-Mail Postfach. Gerade aufgrund der Tatsache, dass die meisten Anbieter die Daten im Ausland verarbeiten, besteht ein hohes Datenrisiko. Darüber hinaus können Sie damit nicht gewährleisten, dass die Daten Ihrer internen Meldestelle drei Jahre nach Abschluss des jeweiligen Verfahrens aufbewahrt werden. Last but not least – ein E-Mail Postfach ist besonders anfällig für Hacking, das erhöht das Datenrisiko um ein weiteres.
Telefon-Hotline
Obwohl eine Telefonhotline einfach erreichbar ist, besteht eine gewisse Skepsis davor, je kritischer der Inhalt der Nachricht ist. Es ist besonders schwierig, Sprachbarrieren zu überwinden. Außerdem ist es nicht möglich, sicherzustellen, dass die Hinweisgebenden anonym sind und die erforderliche Eingangsbestätigung erfolgen kann.
Ombudsperson
Eine Ombudsperson nimmt Beschwerden entgegen und führt das Meldeverfahren durch. Diese Art des Hinweisgebersystems entspricht dem Gesetz. Trotzdem gibt es einige Nachteile:
- Aufgrund des persönlichen Kontakts besteht eine hohe Hemmschwelle und eine Person muss unbedingt verfügbar sein
- Aufgrund des zusätzlich anfallenden Gehalts ist eine Ombudsperson besonders teuer
Digitales Hinweisgebersystem
In den meisten Fällen ermöglicht ein digitales System einen Chat in Echtzeit, der eine direkte Kommunikation mit Hinweisgebenden ermöglicht. Damit kann es unabhängig von Ort und Zeit genutzt werden. Auch die Anonymität der Hinweisgebenden wird gewahrt. Dadurch können auch Eingangsbestätigungen verschickt werden. Diese Art des Hinweisgebersystems ist besonders im Einklang mit dem Gesetz.
Stärken Sie Ihre Marke und erweitern Sie Ihr Portfolio als externer Meldestellenbeauftragter für Bestands- und Neukunden.
- Verkaufen Sie unsere Software zu Ihrem Preis
- Ergänzen Sie Ihr Portfolio um HinSchG
- Generieren Sie mit dem Thema HinSchG neue Leads
Beurteilung der verschiedenen Meldekanäle
Jede der genannten Optionen hat ihre eigenen Vor- und Nachteile. Die Softwarelösung hingegen erfüllt alle Anforderungen des HinSchG an einen Meldekanal in Bezug auf die Nutzbarkeit. Ein digitales Meldestellensystem ermöglicht eine 24/7-Erreichbarkeit und schützt die Anonymität der Hinweisgebenden. Die Verwendung eines digitalen Systems im Vergleich zur Telefon-Hotline erleichtert die Dokumentation der gesamten Hinweisbearbeitung und erfüllt somit eine weitere Anforderungen des HinSchG. Die Hemmschwelle, einen Hinweis tatsächlich einzureichen, ist insbesondere bei telefonischen Meldekanälen und Briefkasten-Lösungen groß, da es häufig mit Überwindung verbunden ist, in direktem Kontakt mit den Meldestellenbeauftragten zu kommunizieren. Es besteht die Möglichkeit, dass aufgrund dieser Einschränkung einige Hinweise nicht abgegeben werden.
Mithilfe des digitalen Hinweisgebersystems der Parlabox setzen Sie die HinSchG-Anforderungen an Ihre interne Meldestelle gesetzeskonform um.
Parlabox Hinweisgebersystem entdecken
Entdecken Sie jetzt die Vorteile unseres digitalen Hinweisgebersystems: Die All-in-One Software für den Betrieb der internen Meldestelle für Unternehmen und Kommunen von 1 bis 9999 Mitarbeitende und beliebig viele Standorte.
