Fachkunde der Ombudsperson
Was bedeutet „notwendige Fachkunde“ im Kontext des HinSchG und welche Anforderungen müssen die Meldestellenbeauftragten darüber hinaus erfüllen?
Hinweisgeberschutzgesetz aktueller Stand
Nach mehreren Verzögerungen wurde das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) im Mai 2023 schließlich verabschiedet und trat im Juli 2023 in Kraft. Unternehmen müssen gemäß dem HinSchG eine Meldestelle für alle Mitarbeiter einrichten. Insbesondere soll dadurch der Schutz der Whistleblower gewährleistet werden.
Für die Einrichtung dieser Meldestelle sind jedoch qualifizierte Mitarbeitende essentiell, um eingehende Hinweise bestmöglich zu bearbeiten. Das HinSchG setzt hier an und stellt besondere Anforderungen in Form der sogenannten „notwendigen Fachkunde“ an die Mitarbeitenden. Damit sind Unternehmen nicht bloß zur Einrichtung technischer Maßnahmen sondern auch zur hinreichenden Schulung der Meldestellenbeauftragten verpflichtet. Doch was genau verbirgt sich hinter dem Begriff „Fachkunde“ und wie können Ihre Mitarbeitenden diese nachweisen?
Zum korrekten Betrieb einer internen Meldestelle ist es erforderlich, nicht bloß die technischen, sondern auch die fachlichen Anforderungen des HinSchG zu erfüllen. So müssen Meldestellenbeauftragte u.a. die Vertraulichkeit wahren, Unabhängigkeit gewährleisten, Datenschutzkonformität garantieren und die Rückmeldefristen einhalten.
Sie müssen sicherstellen, dass sich Ihre Mitarbeitenden der Funktion, Fähigkeiten und Bedeutung der Unabhängigkeit der Meldestelle bewusst sind. Damit schaffen Sie die Grundlage für die Ausbildung Ihrer Meldestellenbeauftragten. Das Vertraulichkeitsgebot ist eine weitere wichtige Anforderung, denn um die Integrität Ihrer internen Meldestelle sicherzustellen, müssen alle Meldestellenbeauftragten dies befolgen.
Besonders wichtig ist außerdem die fachliche Unabhängigkeit aller an der Meldestelle beteiligten Mitarbeitenden. Konkret bedeutet das, dass diese weisungsfrei bei der Ausübung der meldestellenrelevanten Aufgaben handeln können. Diese Weisungsfreiheit kommt besonders dann zum Tragen, wenn es um die Entgegennahme und Bearbeitung von Hinweisen geht.
Die Rolle der Meldestellenbeauftragten im HinSchG
Für den korrekten Betrieb einer internen Meldestelle sind nicht nur technische Anforderungen von Bedeutung. Besonders die Anforderungen an die Meldestellenbeauftragten dürfen dabei nicht vernachlässigt werden. Denn im Hinblick auf die mit dem Gesetz einhergehenden Herausforderungen für Ihr Unternehmen ist es von enormer Wichtigkeit, dass Sie auf ein geschultes und bestens vorbereitetes Meldestellen-Team zählen können. Denn nur mit qualifizierten Mitarbeitenden kann ein rechtssicherer Betrieb der Meldestelle gewährleistet werden. Neben der Bewertung der Bedeutung der Meldungen und ihrer Gültigkeit können Sie sich die vier wichtigsten Anforderungen merken:
- Vertraulichkeit wahren
- Unabhängigkeit gewährleisten
- Datenschutzkonformität garantieren
- Rückmeldefristen einhalten
Durch ein perfektes Zusammenspiel dieser vier Aspekte, kann eine angemessene Bearbeitung aller eingehenden Hinweise gewährleistet werden. Besonders das Einhalten von Rückmeldefristen hilft Ihnen dabei, eingehende Meldungen nicht aus den Augen zu verlieren und alle gemeldeten Missstände bestens und schnellstmöglich aus der Welt zu schaffen.
Sie müssen also dafür Sorge tragen, dass Ihre Mitarbeitenden ausreichend geschult werden und insbesondere in Bezug auf die Art der meldefähigen Hinweise bestens Bescheid wissen.
Welche Anforderungen müssen Meldestellenbeauftragte erfüllen?
Die Anforderungen an die Meldestellenbeauftragten reichen von der Meldung bis zur Lösung und umfassen u.a. die folgenden Aspekte:
- Meldefähigkeit des Hinweises prüfen
- Bearbeitungsfristen einhalten
- Meldeverfahren durchführen
- Vertraulichkeit und Anonymität wahren
- Vertrauensvoller Kontakt mit den Hinweisgebenden
- Unabhängigkeit
- Keine Interessenkonflikte
- Notwendige Folgemaßnahmen ergreifen
Achten Sie bei der Einrichtung oder Anpassung bestehender Meldestellen darauf, dass Hinweise jederzeit bearbeitet werden können. Wenn Sie also mindestens zwei Meldestellenbeauftragte einstellen respektive die Meldestelle betreiben lassen, können Sie diese Anforderung auch bei personellen Ausfällen erfüllen.
Außerdem müssen die oben aufgelisteten Anforderungen von jedem Meldestellen-Mitarbeitenden erfüllt und zu jedem Zeitpunkt eingehalten werden.
Was bedeutet "notwendige Fachkunde"?
Die wohl wichtigste Anforderung an Ihre Meldestellenbeauftragten ist die in §15 Absatz 2 HinSchG geregelte „notwendige Fachkunde“. Um diese Fachkunde gewährleisten zu können, müssen die Meldestellenbeauftragten gewisse Voraussetzungen erfüllen.
Zu Beginn müssen Sie sicherstellen, dass sich Ihre Mitarbeitenden der Funktion, Fähigkeiten und Bedeutung der Unabhängigkeit der Meldestelle bewusst sind. Damit schaffen Sie die Grundlage für die Ausbildung Ihrer Meldestellenbeauftragten. Das Vertraulichkeitsgebot ist eine weitere wichtige Anforderung, denn um die Integrität Ihrer internen Meldestelle sicherzustellen, müssen alle Meldestellenbeauftragten dies befolgen.
Darüber hinaus müssen Meldestellenbeauftragte die folgenden Aufgaben erfüllen:
- Meldefähigkeit eines Verstoßes unmittelbar nach Eingang der Meldung prüfen
- Durchführung des Meldeverfahrens: Eingangsbestätigung, Kommunikation mit Hinweisgeber, Rückmeldung und Abschluss
- Aufbewahrungs- und Löschfristen einhalten
- Interessenkonflikte vermeiden
- Unabhängigkeit wahren
- Vertraulichkeit und Anonymität gewährleisten
- Folgemaßnahmen ergreifen
Keine Sorge, es ist definitiv nicht notwendig, ausschließlich Juristen mit dem Betrieb der Meldestelle zu beauftragen. Eine umfassende Rechtskenntnis ist dazu nämlich nicht von Bedeutung.
Dennoch – das bloße Vorliegen der notwendigen Fachkunde ist keine ausreichende Qualifikation. Darüber hinaus muss die Fachkunde dringend nachgewiesen werden. Nachweise über absolvierte Schulungen respektive Fortbildungen sind daher unumgänglich und sollten zwingend von Ihrer Personalabteilung archiviert werden.
Welche Rolle spielt das Vertrauen für den Betrieb einer Meldestelle?
Um die Integrität Ihrer Meldestelle zu wahren, sollte die Vertraulichkeit dieser stetig unterstrichen und nach außen getragen werden. Die Hinweisgebenden sollen stets das Gefühl haben, dass ihre Meldungen vertraulich behandelt werden. Und natürlich sollte hier nicht nur das Gefühl vermittelt sondern auch nach dieser Prämisse gehandelt werden. Dafür müssen die Mitarbeitenden Sorge tragen, indem sie jeden eingehenden Hinweis mit genauster Sorgfalt und nach HinSchG-Vorgaben bearbeiten. Der Fokus sollte hier auf einer regelmäßigen Kommunikation mit den Hinweisgebenden liegen, damit das Gefühl der laufenden Betreuung aufrecht erhalten wird.
Meldestellenbeauftragte sind außerdem dafür zuständig, die Mitarbeitenden darüber aufzuklären, wie sie Hinweise einreichen können. In dem Zuge kann es von Vorteil sein, ebenfalls darüber zu informieren, wie die Meldestelle handelt und auf Basis welcher Grundprinzipien die Meldestellenbeauftragten handeln. Sprich, kommunizieren Sie klar und deutlich, dass jegliche Meldungen anonym und vertraulich behandelt werden.
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Unabhängigkeit des Meldestellen-Teams
Besonders wichtig ist außerdem die fachliche Unabhängigkeit aller an der Meldestelle beteiligten Mitarbeitenden. Konkret bedeutet das, dass diese weisungsfrei bei der Ausübung der meldestellenrelevanten Aufgaben handeln können. Diese Weisungsfreiheit kommt besonders dann zum Tragen, wenn es um die Entgegennahme und Bearbeitung von Hinweisen geht. Ziel ist es, mögliche Interessenkonflikte und Voreingenommenheit bezüglich gemeldeter Verstöße zu vermeiden.
Sollten bei der Bearbeitung von Meldungen weitere Personen in den Prozess der Lösung des gemeldeten Missstandes involviert werden, müssen auch diese Personen die gebotene Unabhängigkeit und Vertraulichkeit erfüllen.
Rollenverständnis und Interessenkonflikt
Aufgrund der Tatsache, dass alle an der Meldestelle beteiligten Mitarbeitenden darüber hinaus auch weitere Tätigkeiten im Unternehmen wahrnehmen können, ist darauf zu achten, dass keine Interessenkonflikte zwischen den einzelnen Tätigkeiten auftreten.
Dabei sollten Sie besonders auf folgende Aspekte Acht geben:
- achten Sie auf eine strikte Rollentrennung bei der Vergabe von Tätigkeiten
- Mitarbeitende im operativen Bereich gelten als eher ungeeignet für Meldestellenaktivitäten
- Compliance-Mitarbeitende (Datenschutz-, Geldwäsche-, Korruptions- oder Integrationsbeauftragte) sind hingegen äußerst geeignet
- stellen Sie Ihren Mitarbeitenden ausreichend Ressourcen zur Verfügung
- achten Sie darauf, dass die Meldestellenbeauftragten über eine geraume Zeit hinweg mit den Aufgaben der Meldestelle betraut werden und wenig Fluktuation entsteht
Fazit: Handlungsempfehlung
Sofern Sie bereits eine interne Meldestelle in Ihrem Unternehmen betreiben, ist ein Abgleich mit den neuen HinSchG-Anforderungen vorzunehmen. Sollten sich erforderliche Anpassungen ergeben, müssen Sie diese schnellstmöglich umsetzen, um den HinSchG-Vorgaben gerecht zu werden.
Sollten Sie allerdings initial eine Meldestelle einrichten, nutzen Sie die hier aufgelisteten Anforderungen und alle weiteren Informationen rund um die HinSchG-Vorgaben aus unseren Blog-Beiträgen als Anhaltspunkte für die korrekte Einrichtung Ihrer Meldestelle.
Achten Sie bei beiden Vorgehensweisen jedoch vor allem auf die Schulung Ihrer Mitarbeitenden. Nur wenn diese über die notwendige Fachkunde verfügen, können Sie sicher sein, dass Ihre Meldestelle den Anforderungen des HinSchG entspricht.
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